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1、要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。
2、参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等），产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，作好基本的准备；
3、公司大厅欢迎客户来访的接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
4、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，暂时自己公司的实力资料等。企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：
——企业的竞争优势、市场分析、往年的业绩
——清晰的组织结构图
——客户服务流程、企业服务标准、渠道、处理流程
——研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。
5、准备好咖啡茶及一些小食品糖果。
6、至少准备好与外商谈判的三个方案：*佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！检查分区标志、设备操作规范等是否完整规范。
（六）工厂参观
带领客户参观一般分为三个部分：
部分：引领客户在会客区坐下，如果这时有其他同事出现，则互相做个介绍。询问客户需要什么并提供饮品，以PPT幻灯片方式或手持公司说明册、相册的方式向客户做介绍，介绍内容一定要包括公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。
第二部分：带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品，譬如说，这批产品是为德国客户设计定制的。参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口的在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。
第三部分：再次带领客户回到会客区域，并就客户感兴趣的产品进行进一步交流。这时可以出示为他准备的样品，并按之前整理好的内容清单逐项与客户进行讨论，直到对方不再有任何疑问为止。
